Wirtschaft: Das Management geschäftskritischer Dokumente in Unternehmen

Wenn wir an den Büroalltag der achtziger oder der frühen neunziger Jahre denken, dann kommen uns früher oder später viele mit Akten und Unterlagen gefüllte Ordner in den Sinn. Die meisten der mittlerweile täglich genutzten Technologien wie Laptops, Tablet-PCs und Smartphones stecken damals noch in den Kinderschuhen. Es scheint logisch anzunehmen, dass sich der Büroalltag mit der Entwicklung des Internets und moderner Technologien stark verändert hat. Doch wie sieht es im Bezug auf die Verwaltung von Dokumenten aus?

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2011 wurde von Ricoh Europe eine Studie in Auftrag gegeben, in der untersucht wurde, was für Kosten mit Dokumentenmanagement einhergehen und wie europäische Organisationen ihr Dokumentenmanagement führen und kontrollieren. Doch was ist Dokumentenmanagement überhaupt? Der Begriff bezeichnet allgemein die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Im nachfolgenden Link erhalten Sie noch mehr Informationen und Hinweise zum richtigen Dokumentenmanagement: http://www.ironmountain.de.

Hohe Kosten bei schlechtem Dokumentenmanagement

Die von Coleman Parkes Research durchgeführte Studie zeigt, dass europäische Firmen jährlich etwa 147 Milliarden Euro für das Management geschäftskritischer Dokumente ausgeben. Unter letzterem versteht Ricoh die Kernprozesse einer Organisation, die in regelmäßiger Häufigkeit vorkommen und die ausschlaggebenden Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit und Leistung eines Unternehmens haben. Dieses Management geschäftskritischer Dokumente zieht einen hohen Zeitaufwand mit sich. Genauer heißt dies, dass die Entscheidungsträger Europas rund 362 Millionen Arbeitsstunden in diesem Gebiet aufwenden. Dies hängt auch damit zusammen, dass sich viele Unternehmen noch immer auf manuelle Verfahren verlassen, die das Informationsmanagement fehleranfällig und arbeitsintensiv machen. Es liegen durchschnittlich immer noch knapp 43 Prozent der geschäftskritischen Informationen im Papierformat vor. Dies bergt Risiken – insbesondere wenn wichtige Dokumente ausschließlich im Papierformat und ohne Sicherheitskopie vorliegen. 36 Prozent der Befragten gaben zu, so schon einmal wichtige Geschäftsinformationen verloren zu haben.

Warum die Dokumentenverwaltung optimieren?

Die in der Studie befragten Unternehmen schätzen, dass eine effizientere und prozessoptimierte Dokumentenverwaltung einen Beitrag von etwa fünf Prozent zum Gewinnwachstum in ihrem Unternehmen leisten könnte. Allein in europäischen Firmen würde dies jährlich eine Gewinnsteigerung von circa 46 Milliarden Euro bedeuten. Doch Kosten- und Zeitersparnisse sind nicht die einzigen Vorteile, die effizientere Prozesse mit sich bringen würden: Erwähnenswert sind auch eine größere Leistungsfähigkeit und eine bessere Zusammenarbeit der Belegschaft, ein nahtloser Informationsaustausch und schnellere Reaktionen auf veränderte Kunden- und Marktanforderungen. 67 Prozent der Befragten gab zudem an, Sicherheitslücken so schließen zu wollen.

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